كيفية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد

 

تقييم الموظفين شرط مهم لنمو الشركة ، إذ يوفر معلومات قيمة عن أداء الموظفين العاملين عن بعد، ونقاط  الضعف والقوة لديهم وإحتياجاتهم التدريبية، كما يتم استخدامه في تحديد الأحقية في الترقيات والعلاوات

 

الكثير من الشركات تُقيّم موظفيها على أساس أوقات الحضور والمغادرة، فالمهم عندها أن يحضر الموظف إلى مقر العمل ويلتزم بمواعيد العمل

 

 

 ولكن كيف يمكن  تقييم أداء العاملين عن بعد لا يمكن مراقبتهم مباشرة ؟ ..  إنّ المقارنة التقليدية في تقييم الاداء لا تصلح لهذا النمط من العمل.

ينبغي على الشركات ومدراء فرق العمل عن بعد أن يراعوا خصوصيات العمل للعاملين عن بعد، وأن يكيّفوا نظام التقييم وفقه

.

في هذا المقال سنعطي بعض النصائح حول كيفية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد.

• 1- التقييم على أساس الجودة والكمية وليس ساعات العمل

عندما توظف شخصًا عن بعد فأنت لا تشتري منه وقته وإنما تشتري منه أداءه، إذ ستدفع له أجره مقابل النتائج التي حققها وليس الوقت الذي قضاه في العمل.

عليك أن تقيس أداء العاملين عن بعد بمقاييس مرتبطة بجودة وكمية العمل واحترام مواعيد تسليم المشاريع

 

فمثلًا : إن كان شخصاً من  العاملين عن بعد يعمل في مجال التسويق  فيمكن قياس أدائه بمقاييس مثل شهرة الشركة ومنتجاتها في وسائل التواصل الإجتماعي وسمعتها لدى الناس  وحجم المبيعات.

 

فيمكن قياس أدائه بعدد الزيارات التي يحصل عليها موقع الشركة مثلا  SEO  وإن كان يعمل في مجال الـ

 

بعض الوظائف عن بعد تتطلب أن يكون الموظف متاحًا خلال ساعات عمل محددة

 مثلاً : في حال الدعم الفني يمكن أن تكلف موظفا عن بعد بتقديم الدعم الفني للعملاء  سواء عبر الهاتف  أو المراسلات الكتابية ، في هذا النوع من الوظائف يتوقع العملاء أن يحصلوا على الدعم في أسرع وقت أو فوريًا، لذلك ينبغي أن يكون الموظف عن بعد حاضرًا ومتاحًا للإجابة عن أسئلتهم خلال ساعات العمل المحددة

.

من الطبيعي أن تضيف الالتزام بساعات العمل في نظام التقييم الخاص بمثل هذه الوظائف جنبًا إلى جنب مع إنتاجية وجودة عمل الموظف

.

• 2- تقييم العملاء

الهدف النهائي هو إرضاء العميل، فالعميل الراضي سيعود ليشتري منك مزيدًا من الخدمات أو السلع، وسينشر عنك كلامًا إيجابيًا في محيطه الاجتماعي والرقمي، لذلك من الطبيعي أن يكون رضى العميل عن الخدمات المقدمة له أحد أركان أيّ نظام لتقييم الموظفين. خصوصًا في الوظائف التي يتعامل فيها الموظف عن بعد مع العميل مباشرة  مثل مراكز الاتصال  و خدمات الدعم

.

بعض الشركات تعطي للعميل إمكانية أن يقيّم الموظف الذي يتعامل معه مباشرة، إن كان بعض الموظفين العاملين عن بعد يتعاملون مباشرة مع العملاء فعليك إضافة هذه الميزة وتمكين العملاء من تقييم الخدمات التي يحصلون عليها  ثم يمكنك بعد ذلك إدماج تقييمات العملاء في نظام التقييم الشامل

.

 ينبغي أن يكون نظام التقييم واضحاً للموظفين

 

إن كنت تدير فريق عمل عن بعد فعلى الأرجح أنّ الفريق مؤلف من أشخاص ينتمون إلى ثقافات وبلدان مختلفة، ولعل تقديراتهم لمفهوم  “ تقييم جودة العمل ” يختلف من شخص لآخر.

 

قبل أن تبني نظام تقييم الموظفين عن بعد  ينبغي أن تحدد أهداف العمل وتوقعاتك من الموظفين بشكل واضح، بما في ذلك مواعيد التسليم  وآليات التواصل  وتفاصيل العمل.

لا يمكن تقييم أداء الموظف إذا لم يكن الموظف يعرف ماذا تتوقع منه.

 

مفتاح النجاح في إدارة الموظفين العاملين عن بعد هو أن تكون توقعاتك وأهداف العمل المسيطرة واضحة تمامًا للموظفين و هذا يضمن أن يجري العمل بسلاسة ، فعندما يكون الجميع على الصفحة نفسها، لن يعود إليك الموظفون في كل صغيرة وكبيرة ليَسألوك ويَستشيروك، فكل منهم يعلم ما عليه فعله وهذا يسهل عليك إدارتهم وتقييم أدائهم.

 

 

ينبغي أن يكون كل موظف قادرًا على الإجابة عن الأسئلة التالية:

ماذا علي أن أفعل؟

كيف من المفترض أن أفعله؟

كيف أعرف متى تم العمل بشكل صحيح؟

كيف يمكنني الحصول على الموارد (المهارات ، الأدوات ، المعلومات ، إلخ) التي أحتاجها؟

كيف يمكنني تحديد أولويات أنشِطتي وأعمالي؟

كيف يمكنني الحصول على ردود الفعل عن عملي؟

 

3- التقييم الذاتي.

هذا النوع من التقييم مهم جدا لأنه يعطيك رؤية أعمق لأداء الموظفين، لكن عليك أن تكون حذرًا  فالكثير من الناس يميلون إلى المبالغة في تقدير مهاراتهم  نتيجة ما يسمى متلازمة دانينغ- كروجر وهي متلازمة تجعل الشخص يرى قدراته أكبر مما هي عليه في الواقع.

 

• 4- تقييم 360 درجة

تقييم 360 درجة (360-degree feedback) هو نظام تقييم يتم من خلاله جمع التقييمات والتعليقات بخصوص الموظف من مصادر مختلفة مثل رئيس الموظف، وزملائه، والمشرف عليه، وكذلك التقييم الذاتي من قبل الموظف نفسه

.

يمكن أيضًا أن يشمل تقييم 360 درجة تقييمات خارجية من أشخاص يتعاملون مع الموظف، مثل العملاء و سُمِّي هذا النظام التقييمي بتقييم 360 درجة لأنه يجمع التقييمات وردود الفعل بشأن سلوك الموظف وأدائه من زوايا ووجهات نظر مختلفة

.

يساعد تقييم 360 درجة على تجميع ملاحظات قيمة عن الموظف، ويسمح لكل فرد أن يفهم كيف ينظر الآخرون إلى فعاليته كموظف، أو زميل عمل  أو عضو في فريق العمل.

كما أنه يوفر لمدراء العاملين عن بعد منظورًا أوسع بشأن أداء موظفيهم.

 

  

• 5- ثق في موظفيك

الثقة أساس أي علاقة سواء كانت علاقة بين صديقين، أو بين الموظف وصاحب العمل خصوصًا في مجال العمل عن بعد، فلا بديل عن الثقة  لأنك لا ترى الموظف وهو يعمل  ولا تشرف عليه مباشرة

.

إنّ غياب الثقة قد يفلُّ روابط فريق العمل، وقد يؤدي إلى علاقات مهنية غير احترافية، حتى أنّ بعض مدراء العمل يفرضون على موظفيهم أن يشغلوا الكاميرا حتى يروهم وهم يعملون

.

 إن لم تكن تثق في موظفيك  فلن تنجح في إدارتهم، وستجد نفسك في النهاية تركز على معايير ومقاييس أقل أهمية، مثل عدد ساعات العمل  بدلًا من النتائج وجودة العمل

.

لتنجح في إدارة فريق العاملين عن بُعد  يجب أن تثق في أنّ موظفين يبذلون جهدهم  ويعملون بجد، إلا إن كانت مؤشرات الأداء ومعايير التقييم تقول غير ذلك

 

.

كيفية تقييم أداء الموظفين؟

هي وظيفة من أهم وظائف إدارة الموارد البشرية واكتساب خبرة عملية ومهارة في تقييم الأداء.

لذلك تقدم الشركات تقريرًا دائم بتقييم الموظفين ومتابعة أدائهم في العمل يحدد موعد للتقرير شهري أو سنوي أو بعد فترة محددة من تعيين الموظف

.

كيفية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد لا يهدف إلى تصيد الأخطاء أو تسبب احراج لهم ولكن لنوضح نقاط الضعف وأسباب الخلل لتعديلها وتجنبها حتى يصلوا بمستواهم إلى الأفضل ويحققوا تقييم أعلى المرة القادمة

.

 و تعتبر من أهم عوامل نجاح العاملين عن بعد وبالتالي نجاح العمل والشركة وتطويرها وتطوير الموظف أيضًا.

أسس كيفية تقييم أداء الموظفين

من أهم الأساسيات في تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد :

1 –  مستوى التنفيذ  :

يجب أن يقوم الموظفين العاملين عن بعد بتنفيذ المهام المكلفين بها في نهاية يوم العمل، كما يجب على الشركة إعطاء الوقت الكافي للمهمة.

بمعنى يجب أن يكون وقت التنفيذ على قدر المهمة حتى يستطيع الموظف إنجاز المهمة في الوقت المحدد لها

.

2 –  جودة العمل  :

انهاء العمل في الوقت المحدد مهم في كيفية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد، ولكن يجب أن يكون التنفيذ أيضًا متميز وجودته عالية.

وإذا كان بين فريق عمل منسق لهذا التنفيذ يخرج العمل في النهاية بجودة عالية

.

3 –  الإبداعية  :   

عندما تقوم بعملك بالجودة المطلوبة هذا شيء رائع ولكن غير كافي في كيفية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد  .

فالأفضل أن يكون مبدع في عمله لأن عنصر الإبداع عامل أساسي في أي عمل حتى تكون موظف متميز بين منافسيك من الزملاء وتنال ثقة كبيرة من الإدارة

.

  4 –  تحسين العمل  :

مهم جدًا عملية المراجعة بعد إنهاء العمل مهما كان الموظف محترف تجد بعض الأخطاء مرت بالسهو.

فالأفضل تقوم بمراجعة العمل دائمًا بعد الإنتهاء وقبل تقديمه، وهذا لتجنب أخطاء إملائية أو أخطاء في الصور.

فعدم وجود أخطاء في العمل يحسن من كيفية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد

.

 5 –  تعليقات العملاء  :

احرص دائمًا على سماع تعليقات العملاء.

فالتعليق الجيد سيحسن من عملك أكثر والتعليق السيئ يجعلك تعدل من أدائك وتكتشف أخطائك.

وأيضًا التعليقات الإيجابية تحسن من كيفية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد

.

 

 6–  حجم المبيعات  : 

حجم المبيعات التي تحققه في عملك شهريًا أو سنويًا هو الذي يحدد أدائك في العمل ويزيد من ثقة الإدارة في عملك ومجهودك ويحسن أيضًا من كيفية تقييم أداء الموظفين

.

 

 7 –  الإستجابة للتعليقات  :

اقرأ جميع التعليقات وفكر فيها جيدًا وادرسها ربما تجد فيها اقتراح مفيد.

ناقش فيها وقدم مقترحاتك ووجهة نظرك ولا تناقش بدون هدف أو حق، حتى يكون النقاش موضوعي ويحقق فائدة للجميع وتصل إلى اتفاق ونقاط محددة يلتزم بها الجميع

.

 

 8 –  المسؤولية تجاه العمل  :

احساس الموظف بالمسؤولية تجاه العمل أو الشركة يزيد من ثقة الإدارة للموظف وتشعر أنه أحد أصحابها.

فالإحساس بالمسئولية لو الشركة في بدايتها هذا يحقق في نجاحها بسرعة وفى كيفية تقييم أداء الموظفين فيها بشكل إيجابي

.

9–  نسبة المهام المنجزة قبل موعد التسليم  :

من الأفضل لتحسين تقييمك إنهاء المهام المطلوبة منك وتسليمها قبل الموعد

.

 10 –  الإلتزام بالمواعيد والميزانية  :

التزامك بالمواعيد المحددة توضح شخصيتك وجديتك في العمل، والتزامك بمواعيد تسليم المشروعات والميزانية في مواعيدها سيكون نقطة في صالحك عند التقييم

.

 

أهم الإرشادات والمهارات التي يجب أن يتبعها موظف التقييم للعاملين عن بعد

معرفة الهدف من التقييم : التقييم له هدف وليس عمل عشوائي فهو يهدف لتطوير الموظف.

الأمانة والوضوح : يفضل أن يكون تقييمك واضح ومباشر للجميع وليس غامض.

 وتوضيح بعض المميزات قبل أن تطرح نقاط الضعف

تدوين الملاحظات : احتفظ بالملاحظات الخاصة بتقييم الموظفين لحين إعداد التقرير حتى لا تنسى نقطة من النقاط.

تجنب المقارنة : لا تقارن بين الموظفين حتى لا تقع عداوة بينهم ، فالأفضل أن تكون المحبة والأخوة سائدة بينهم لزيادة الإنتاج وتحسين الأداء.

 

عملية كيفية تقييم أداء الموظفين التقليدية

في بعض العمليات التقليدية للتقييم يقوم المدير بكتابة تقرير سنوي بأداء الموظف في استمارة توفرها لهم إدارة الموارد البشرية، أو يقوم الموظف بملء المراجعة الذاتية مع المشرف المسئول عنه

.

في أغلب الأوقات يوضح كيفية تقييم أداء الموظفين للمدير ما لم يعرفه عنهم وفي الغالب يكون في مصلحة الموظفين لأن تقييم الأداء يكون على المدى البعيد وليس على الفترة الأخيرة فقط

.

ولأن الكثير من المديرين لا يفضلون دور القاضي ويستشعرون الإحراج في تقييم الموظفين بطريقة مباشرة، لذلك من الأفضل أن يكون قسم الموارد البشرية مسئول عن هذا التقييم ليكون أكثر حيادية وتطلب الوثائق المستخدمة في تنفيذ هذا

.

كما يفضل الاستعانة بالمشرفين في عملية التقييم والحكم على التزامهم بالمواعيد والإنجاز في العمل والدقة في الأداء .

بناء نظام أفضل في تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد

في بعض الأحيان يكون نظام تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد المُعتاد يضر بتطوير الموظف والشركة ويوتر العلاقة بين الموظفين في العمل ويقلل من تشجيع الأفراد على أداء العمل

.

فالبدء بنظام إدارة الأداء بكيفية تحديد المنصب، وهذا النظام يبدأ فور مغادرة موظف متميز لمؤسستك للحصول على فرصة أخرى.

من خلال هذا النظام تحدث المنافسة من جميع الموظفين للفوز بهذا المكان، مما يزيد من التزامه وأدائه في العمل لإثبات أنه يستحق الترقية لمنصب أكبر.

 

 التغذية المرتدة لتقييم الأداء

بالنسبة لنظام إدارة الأداء ربما تكون ردود الفعل غير مجدية لأن كل موظف يقدم أعذار وحوار ومعلومات لمديره، وغالبًا يتم تدخل من الزملاء في العمل وهذا يكون عبارة عن ردود الفعل

.

لذلك يجب وضع خطة تنموية تساعد على تحسن أداء الموظفين وتوسيع معارفهم وهذا يساعد على التغيير الحقيقي لمؤسستك وأيضًا يساعد على التحسن المستمر فى العمل وتقييم أداء الموظفين بالتأكيد يكون أفضل

.

في النهاية نرجو أن نكون وفرنا لك أهم المعلومات عن طرق التقييم وأسباب التقييم وفوائده للموظفين وللمؤسسة

.

والنقطة الأهم أنه يجب عليك أن تحب عملك وتتقن هذا العمل حتى تنجح فيه وتحقق ما تتمنى وأن تطور من نفسك طوال الوقت.

فهذا يتيح لك فرصة دائمًا للتقدم والفوز بوظائف أفضل في كبرى الشركات.