يوفر التطور التكنولوجي الذي نشهده كل يوم العديد من الأنظمة والأدوات التي من الممكن تسخيرها من أجل تحسين آليات العمل المختلفة بأقسام الشركات المتعددة  ومن بينها قسم الموارد البشرية، حيث أن نظام متابعة وتقييم أداء الموظفين يعد من الأدوات المهمة والمفيدة.

ما هو نظام متابعة و تقييم أداء الموظفين

إن نظام متابعة وتقييم أداء الموظفين عبارة عن نوع من عمليات إدارة الأداء التي تعمل على تقييم إنتاجية وفعالية الموظف ، و بالتالي هي تخدم كلاً من أهداف الإدارة والتطوير، حيث يتيح هذا النوع من عملية تقييم الأداء تقديم ملاحظات وتحديد مجالات التحسين بهدف تطوير الموظفين

.

أنواع نظام متابعة و تقييم أداء الموظفين ، مشاهدة نذكر منها ما يأتي :

1 – التصنيف   (الترتيب ): هذا النوع من التعليمات يعمل على ترتيب جميع الموظفين في مجموعة معينة من الأعلى إلى القليل من التعليمات في الترتيب.

2 – التوزيع القسري (التوزيع الإجباري)  : يتم تصنيف الموظفين داخل مجموعة الموظفين التابعين لمجموعة معينة من نظام التشغيل بتتبع النظام .

3 – نظام 360 درجة (ردود الفعل 360 درجة ) : هذا النوع من النظام يعمل على جمع معلومات من مشرف الموظف والمرؤوسين حول سلوك الفرد. 

4 – نظام على أساس الكفاءة : يركز هذا النوع من النظام علي الأداء كما يجب قياسه مقابل الكفاءات المحددة التي تم تحديدها لكل منصب

5 –  الإدارة بالأهداف (MBO) نظام الإدارة بالأهداف  (الإدارة بالأهداف) :عبارة عن عملية تحديد الأهداف بشكل تعاوني بشكل تعاوني والإدارات وكل عضو على حدة. التقييم النهائي بناءً على تحقيق أهداف تحقيق الهدف منهم.

 

جدير بالذكر أن شركة مصفوفة التقنية تعمل على توفير نظام متابعة و تقييم الأداء للموظفين ، وهو يسهل عمل قسم الموارد البشرية بشكل كبير ، يساعد في تطوير أداء الموظفين.

 

 

فوائد استخدام نظام متابعة و تقييم أداء الموظفين

الحصول على عدة فوائد من خلال  نظام متابعة و تقييم أداء الموظفين في الشركات على النحو التالي :

• • تعزيز أداء وعمل الموظفين

  يساعد استخدام نظام متابعة وتقييم أداء الموظفين في تعزيز عملهم بشكل عام، إذ من الممكن تطبيق نظام متابعة و تقييم أداء الموظفين  و مراقبة أوقات عملهم  وانتاجيتهم، مما يسهل معرفة عدد الساعات الإجمالية التي قضاها الموظفين في العمل.

  جدير بالذكر أن هذا من شأنه أن يحفز الموظفين على زيادة إنتاجيتهم بالعمل.

  و أيضا أنه من الممكن أن يسبب العمل عن بُعد تشتت الموظفين بدون برامج مراقبة الإنتاجية و يمكن أن يتأثر الموظفين بذلك ، لكن باستخدام برنامج متابعة الإنتاجية يمكن للموظفين تقييم أنفسهم ويمكنهم حث أنفسهم قليلاً من أجل تحقيق أهدافهم بطريقة أكثر إنتاجية وفعالية.

• توفير تحليلا في الوقت الفعلي

• يوفر هذا النوع من الأنظمة تحليلات فورية ووقتية لنشاط الموظف، مما يساعد في تحسين وتطوير آلية العمل وخاصة عن بُعد.
• حيث من الممكن تحليل نشاط الموظفين بهدف فهم كيفية قضائهم لوقتهم، وفهم سبب عدم إنتاجهم وتقديم ملاحظات بناءًعلى البيانات. بالتالي تساعد هذه البيانات التحليلية الشركة على أن تظل أكثر إنتاجية وتساعد على تحسين حيث من الممكن تحليل نشاط الموظفين بهدف فهم كيفية قضائهم لوقتهم، وفهم سبب عدم إنتاجهم وتقديم ملاحظات بناءً على البيانات. بالتالي تساعد هذه البيانات التحليلية الشركة على أن تظل أكثر إنتاجية وتساعد على تحسين أداء الموظفين.

• • سهولة في تقييم أداء الموظف عن بُعد

  يعد تقييم الأداء جزءًا حيويًا من أي وظيفة، لكن قد يشكل الأمر تحديًا كبيرًا وخاصة بسبب العمل عن بُعد.

  بدوره يساعد نظام متابعة و تقييم أداء الموظفين على مراقبة إنتاجية الموظفين ويسهل على المديرين تحديد الموظفين المنتجين و غير المنتجين والموظفين العاطلين وما إلى ذلك.

  أخيرًا ستساعدك هذه الأفكار على نظام متابعة و تقييم أداء الموظفين عن بُعد بدقة وكفاءة أعلى.

• زيادة المدخرات

تساعد أدوات نظام متابعة و تقييم أداء الموظفين  و مراقبتهم  في توفير المال والميزانية لمكان العمل، حيث أنه عندما يكون الموظف منتج خلال وقت العمل، يعود الأمر بالنفع على الشركة ككل.

إذ وجدت الأبحاث والاحصائيات المختلفة أن الموظفين يهدرون 4.5 ساعة عمل في الأسبوع، وهو ما يستهلك 20٪ من كل ما تجنيه الشركات من أرباح، بالتالي وفي كل عام  تخسر الشركات 1.685 دولارًا لكل موظف بسبب ذلك.

• حماية بيانات الشركة

يتيح لك برنامج مراقبة الموظفين و نظام متابعة و تقييم أداء الموظفين عرض المستندات المحفوظة والتطبيقات والمواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها والرسائل المرسلة على ممتلكات الشركة  مثل أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة.

هذا الأمر يساعد في الحفاظ على خصوصية معلومات الشركة وحمايتها

.

إعادة تخصيص الموارد

تساعد استخدام الأدوات في إعادة تخصيص الموارد الموجودة في الشركة، وذلك من خلال المعلومات التي يوفرها نظام متابعة وتقييم أداء الموظفين وبالتالي يتيح للمدراء معرفة

  أين يمكن تخصيص الموارد بشكل أفضل ؟

 و ما هي المهام التي يجب تخفيضها أو رفعها في الأولوية؟

 

إن الهدف الأساسي من نظام متابعة و تقييم أداء الموظفين هو تصحيح المسار و معرفة نقاط القوة والضعف، و معرفة مواطن الخلل في الرسم البياني للوظيفة ، وظهور الموظفين ، وخدمتهم  ، و أدائهم